Jak být pánem svého času aneb zvládněte Time Management

Máte neustálý pocit, že něco nestíháte, že všechno hoří a vy nemáte čas to vše zvládnout? Obecně vzato je někdy těžké udržet svou sebekázeň, nepřeceňovat vlastní schopnosti a naopak nepodceňovat časovou náročnost úkolů. Někdy se nám může zdát, že vše zvládneme levou zadní a nakonec nad danou věcí strávíme věky. Kromě studia Soft Skills existuje několik jednoduchých triků, které vám pomohou osvojit si lepší návyky a efektivnější techniky zvládání času.

1. Sepište si seznam priorit

Nejdůležitějším bodem je správná prioritizace úkolů – dobře si rozmyslete, který úkol je nejdůležitější a který je naopak možná trochu zbytečný. I když jsou všechny úkoly naléhavé, některý určitě hoří víc než ten druhý. Mnoha lidem pomáhá, když si mohou jednotlivé úkoly sepsat na papír a po jejich splnění je odškrtávají nebo přesouvají do sloupečku Hotovo. Toto grafické znázornění vás totiž namotivuje k lepšímu výkonu a zvedne náladu, když uvidíte, kolik už toho máte za sebou.

2. Rozdělte si úkoly na krátkodobé a dlouhodobé

Poté, co si určíte naléhavost úkolů, zaměřte se také na časový horizont. Projděte si deadliny a určete si, které úkoly je třeba splnit hned a které tolik nespěchají. Stejně tak si rozdělte úkoly na jednodušší a složitější. Pokud máte více času a troufáte si na to, začněte těmi složitějšími. Pokud se naopak cítíte unavení nebo máte jen pár minut, začněte nějakým jednoduchým úkolem, který vám nezabere příliš času, ale dodá vám pocit uspokojení, když si ho škrtnete ze seznamu.

3. Naučte se delegovat

Co můžete posunout na někoho dalšího, tak na něj taky posuňte. Ať už pracujete v týmu nebo pod sebou máte zaměstnance, rozmyslete si, jestli musíte všechno dělat opravdu sám. Člověk má někdy dobré úmysly, ale příliš velké oči, a ve snaze zvládnout všechno se pak totiž může stát, že nezvládnete nic. Roztřiďte si úkoly na ty, které můžete poslat někam dál a uvolnit si tak trochu ruce.

4. Odstraňte vše, co by vás mohlo rušit

Naučte se skoncovat s prokrastinací. Známe to všichni – než se vrhneme do úkolu, je potřeba udělat milion drobností, trochu poklidit, přeskládat si věci v ledničce, ostříhat nehty a ještě jednou naposledy zkontrolovat maily a Facebook. Také proto se člověk obecně lépe soustředí v kanceláři, kde jsou tyto rušivé faktory odstraněny. Pokud se jim ale nemůžete vyhnout, zkuste si alespoň naplánovat čas, kdy opravdu pracujete a kdy naopak věnujete dvacet minut úklidu a jiným činnostem.

5. Nezapomínejte na odpočinek

Nejsme roboti a nikdo nevydrží pracovat celý den v kuse. Je vědecky dokázáno, že se dokážeme soustředit zhruba jen hodinu, po hodině práce potřebuje mozek odpočinek. Naplánujte si tedy mezi jednotlivými úkoly nebo jejich sekcemi čas na relaxaci a zábavu a uvidíte, že se vám tím zvýší produktivita a tím nakonec ušetříte čas.